Rispondere alle richieste di preventivo in automatico senza sembrare un robot
Un flusso che legge la richiesta arrivata via email o modulo, la classifica, prepara la bozza di preventivo e la mette in attesa della tua firma.
Nella maggior parte delle piccole imprese la richiesta di preventivo arriva in una casella condivisa, resta lì due giorni e viene lavorata da chi ha tempo. Il problema non è la stesura del preventivo: è il tempo morto tra l'arrivo e la prima risposta. Questo flusso lo azzera mantenendo l'ultima parola a una persona.
Cosa ottieni
Ogni richiesta riceve una risposta interlocutoria entro cinque minuti e una bozza di preventivo pronta da rivedere entro un'ora.
Cosa serve prima di iniziare
- Una casella email dedicata alle richieste, anche un alias
- Un listino, anche in foglio di calcolo
- Un'istanza n8n, in cloud o installata sul proprio server
I passi
- 1
Isola il canale delle richieste
Crea un indirizzo dedicato, per esempio preventivi@, e fai in modo che il modulo del sito scriva lì. Serve a dare al flusso un punto di ingresso unico invece di farlo pescare nella posta di tutti. Se le richieste arrivano già su una casella condivisa, applica un'etichetta e fai partire il flusso da quella.
- 2
Estrai i dati che servono davvero
Nel nodo AI di n8n chiedi al modello di restituire un oggetto strutturato: settore, quantità, tempistica dichiarata, budget se citato, e un livello di completezza da 1 a 3. Il livello di completezza è il campo che conta: separa le richieste lavorabili da quelle che hanno bisogno di una domanda prima.
- 3
Manda la risposta interlocutoria
Se la completezza è 3, rispondi che il preventivo arriva entro la giornata. Se è 1 o 2, il modello genera due domande specifiche, non generiche: mai chiedere «può darci maggiori dettagli». La differenza tra le due risposte è quello che il cliente percepisce come competenza.
- 4
Genera la bozza sul tuo listino
Passa al modello il listino e tre preventivi già emessi come riferimento di tono e struttura. Il risultato va in una bozza, non in un invio. Metti la bozza dove la guardi già: una scheda nel CRM o una bozza in Gmail, non un file in una cartella nuova.
- 5
Chiudi il cerchio con il promemoria
Se dopo quattro giorni il preventivo non ha risposta, il flusso crea un'attività per il commerciale con un riassunto della richiesta iniziale. È il passaggio che recupera più fatturato di tutti gli altri messi insieme.
Domande frequenti
Devo dichiarare al cliente che la risposta è generata da un sistema automatico?
La risposta interlocutoria automatica va dichiarata se il destinatario può credere di parlare con una persona. Il preventivo firmato da te dopo revisione umana non è un contenuto generato in autonomia: è un tuo documento. Nel dubbio, una riga in calce alla prima risposta risolve la questione.
Serve un CRM per far funzionare il flusso?
No. Il flusso funziona anche con un foglio di calcolo come registro. Il CRM serve quando le richieste superano la quarantina al mese e vuoi misurare il tasso di conversione per settore.
