Costruire un assistente interno che risponde sulle procedure aziendali
Una base di conoscenza interrogabile che risponde ai colleghi citando il documento esatto, senza inventare nulla.
La domanda «come si fa questa cosa» arriva sempre alla stessa persona, che è sempre la più occupata. Un assistente ancorato ai documenti aziendali non risolve il problema culturale, ma toglie dal tavolo le domande la cui risposta è già scritta da qualche parte.
Cosa ottieni
Chiunque in azienda ottiene la risposta corretta con il riferimento al documento, invece di chiedere a un collega.
Cosa serve prima di iniziare
- Le procedure in formato digitale, anche disordinate
- Un account Google o Notion aziendale
I passi
- 1
Raccogli prima di riordinare
Metti tutto in una cartella: manuali, circolari, istruzioni scritte via email, il file che qualcuno chiama «istruzioni definitive v3». Riordinare prima di iniziare è il modo più comune per non iniziare mai.
- 2
Elimina solo le versioni superate
L'unica pulizia che serve davvero è togliere i documenti obsoleti. Un assistente che cita una procedura abrogata è peggio di nessun assistente, perché è credibile.
- 3
Carica e vincola alle fonti
In NotebookLM le fonti caricate sono l'unico universo di risposta e ogni frase riporta il passaggio da cui viene. È la caratteristica che rende accettabile l'uso interno: la risposta è verificabile in un clic.
- 4
Collauda con le domande vere
Chiedi ai colleghi le dieci domande che fanno più spesso e provale tutte. Dove l'assistente non risponde, il problema non è lo strumento: manca il documento. Scrivilo, sono venti righe.
- 5
Assegna un responsabile dell'aggiornamento
Una persona, una revisione al mese. Senza questo passaggio la base di conoscenza è utile per sei settimane e poi diventa una fonte di errori.
Domande frequenti
I documenti aziendali finiscono nell'addestramento del modello?
Sui piani aziendali di Google e Notion no, ed è dichiarato contrattualmente. Sui piani personali gratuiti le condizioni sono diverse: per i documenti interni usa sempre l'account aziendale.
Meglio NotebookLM o un chatbot su misura?
NotebookLM per partire domani con cinquanta documenti. Un sistema su misura quando servono permessi differenziati per reparto o l'integrazione dentro un gestionale.
