Estrarre i dati dalle fatture fornitore senza riscriverli a mano
Un flusso che legge i PDF che arrivano via email, tira fuori i campi che ti servono e li scrive in un foglio o nel gestionale.
La registrazione manuale delle fatture passive è il lavoro più ripetitivo e meno gratificante dell'amministrazione, e anche quello con il tasso di errore più alto verso fine mese. I modelli attuali leggono un PDF meglio di qualunque OCR tradizionale, anche quando il layout cambia da fornitore a fornitore.
Cosa ottieni
Ogni fattura ricevuta finisce in una riga strutturata, con i casi dubbi marcati per il controllo umano.
Cosa serve prima di iniziare
- Una casella dove arrivano le fatture passive
- Un foglio di calcolo o una base dati di destinazione
- Uno storico di venti fatture per la prova
I passi
- 1
Definisci lo schema prima di tutto
Fornitore, partita IVA, numero documento, data, imponibile, IVA, totale, scadenza, e un campo confidenza da 0 a 1. Se non definisci lo schema in anticipo, ogni fattura produce campi diversi e il foglio diventa inutilizzabile.
- 2
Passa il PDF come immagine, non come testo
L'estrazione del testo da un PDF perde la struttura della tabella. I modelli con visione leggono il documento come lo leggi tu, quindi capiscono che quel numero in basso a destra è il totale.
- 3
Chiedi la confidenza campo per campo
Il modello deve dichiarare quanto è sicuro di ogni valore. Sotto una certa soglia, la riga va in una vista separata per il controllo. È questo che rende il sistema utilizzabile in contabilità invece che pericoloso.
- 4
Metti un controllo aritmetico
Imponibile più IVA deve dare il totale. È un controllo banale che intercetta la quasi totalità degli errori di lettura, e non costa nulla perché lo fa il flusso, non il modello.
- 5
Verifica su venti fatture reali prima di fidarti
Fai girare il flusso su venti fatture già registrate e confronta. Se l'accuratezza sui campi numerici non arriva al novantotto per cento, aggiusta le istruzioni prima di metterlo in produzione.
Domande frequenti
Sostituisce la fatturazione elettronica?
No, e non serve dove il ciclo passivo passa già interamente dallo SDI. Serve per tutto quello che arriva fuori da quel canale: fornitori esteri, note spese, ricevute e allegati che oggi qualcuno riscrive.
I dati delle fatture escono dall'azienda?
Dipende dal modello scelto. Con un modello ospitato in Europa o installato in locale non escono. Se usi un servizio americano, va inserito nel registro dei trattamenti e coperto contrattualmente.
