Costruire il registro degli strumenti AI usati in azienda
Il documento che serve per l'AI Act, fatto in un pomeriggio partendo dai dati che hai già.
Prima di qualunque adempimento serve sapere cosa si sta usando, e quasi nessuna azienda lo sa: gli strumenti AI entrano dal basso, uno alla volta, sulle carte di credito personali. Il registro è il documento da cui parte tutto il resto.
Cosa ottieni
Un registro con ogni strumento, la finalità, i dati trattati, il responsabile e la classificazione di rischio.
Cosa serve prima di iniziare
- Accesso agli abbonamenti e alle note spese
- La lista dei domini visitati, se disponibile
- Un'ora di ciascun responsabile di funzione
I passi
- 1
Parti dalle spese, non dalle interviste
Estratti conto delle carte aziendali e note spese degli ultimi dodici mesi. Emergono strumenti che nessuno avrebbe citato in un'intervista, ed è esattamente quello che il registro deve intercettare.
- 2
Chiedi cosa entra, non cosa fa
Per ogni strumento la domanda è: quali dati ci finiscono dentro. Dati personali di clienti, dati di dipendenti, informazioni riservate, oppure niente di tutto questo. È il campo che determina tutto il resto.
- 3
Classifica per uso, non per tecnologia
L'AI Act classifica il rischio in base a cosa il sistema fa alle persone. Lo stesso modello è a rischio minimo se scrive una newsletter e ad alto rischio se seleziona candidati. Registra l'uso concreto.
- 4
Assegna un responsabile per riga
Un nome per ogni strumento. Un registro senza responsabili è un elenco: non produce nessuna delle decisioni che dovrebbe innescare.
- 5
Fissa la revisione trimestrale
Un promemoria ricorrente e mezz'ora ogni tre mesi. Il registro invecchia in fretta perché gli strumenti cambiano, e un registro vecchio è peggio di nessun registro davanti a una verifica.
Domande frequenti
È obbligatorio tenere questo registro?
L'AI Act non impone un registro con questo nome per gli utilizzatori, ma impone obblighi che senza un inventario non si possono dimostrare: alfabetizzazione del personale, trasparenza verso gli interessati, supervisione umana sui sistemi ad alto rischio. Il registro è il modo pratico di reggerli.
Vale anche per gli strumenti gratuiti?
Soprattutto per quelli. Un modello gratuito usato su dati di clienti è il caso che genera più esposizione, proprio perché non passa da nessun processo di acquisto.
