Inventario degli strumenti AI in azienda: come farlo in un pomeriggio
Il primo dei cinque passi per l AI Act, e quello che rivela quanti strumenti stai già usando senza saperlo. Il metodo e cosa cercare.
In sintesi
- Il numero medio di strumenti AI rilevati in azienda è molto superiore a quello dichiarato inizialmente
- La maggior parte del sommerso sta nelle funzioni AI dentro software già in uso, non negli strumenti dichiarati
- La domanda che funziona non nomina l intelligenza artificiale: chiede cosa scrive, riassume o suggerisce qualcosa
- Le sei colonne utili sono strumento, chi lo usa, per cosa, interazione esterna, contenuti pubblicati, dati trattati
- Va aggiornato a due eventi: nuova persona in azienda e nuovo strumento adottato
Quando chiedo a un imprenditore quali strumenti di AI usa in azienda, la risposta media è "uno, il chatbot". Quando facciamo l inventario, il numero medio è tra cinque e nove. La differenza non è distrazione: è che l AI è entrata dentro software che si usavano già, senza cambiare nome.
Perché l inventario viene prima di tutto
È il primo dei cinque passi di adeguamento all AI Act, e non per formalità. Non puoi dichiarare quello che non sai di avere, non puoi formare le persone su strumenti che non hai censito, e non puoi valutare un rischio che non hai mappato.
È anche l unico passo che produce valore anche a prescindere dalla normativa: quasi sempre emergono sovrapposizioni, abbonamenti dimenticati e strumenti usati da una persona sola che nessun altro sa esistere.
Dove guardare, in ordine
Gli strumenti dichiarati. Chatbot, assistenti, generatori di testo o immagini. Sono quelli che tutti ricordano.
Le funzioni AI dentro software esistenti. Gestionali, CRM, piattaforme email, editor di documenti, strumenti di videoconferenza con trascrizione automatica, antispam evoluti. Qui sta la maggior parte del sommerso.
Gli strumenti personali usati per lavoro. Assistenti conversazionali aperti dal browser, estensioni installate dai singoli, applicazioni sul telefono. È la categoria più delicata perché è anche quella dove finiscono più facilmente dati riservati.
I sistemi dei fornitori che toccano i tuoi clienti. Il centralino, la piattaforma di prenotazione, il servizio di assistenza esternalizzato. Se generano contenuti o interagiscono con i tuoi clienti a tuo nome, ti riguardano.
Cosa annotare per ciascuno
Sei colonne bastano.
Nome dello strumento e a chi appartiene il contratto. Chi lo usa, per ruolo. Per fare cosa, in una riga concreta. Interagisce con persone esterne? Sì o no. Genera contenuti pubblicati? Sì o no. Quali dati ci passano dentro, con particolare attenzione a dati personali e informazioni riservate.
Le due colonne centrali sono quelle che determinano gli obblighi di trasparenza. L ultima determina il rischio riservatezza, che spesso è il problema più urgente dei due.
Il metodo che funziona: chiedere, non dedurre
L errore tipico è compilare l inventario dalla scrivania del titolare. Produce un elenco incompleto in modo sistematico, perché gli strumenti adottati dal basso non passano da lì.
Il metodo che funziona è una domanda sola, posta a tutti: "Quali strumenti usi che ti scrivono qualcosa, ti riassumono qualcosa o ti suggeriscono qualcosa?"
Formulata così — senza usare la parola intelligenza artificiale, che porta le persone a pensare solo agli strumenti famosi — restituisce risposte molto più complete.
Le tre scoperte più frequenti
Trascrizioni delle riunioni. Attive di default in molte piattaforme, spesso con archiviazione su server di cui nessuno ha verificato la collocazione.
Assistenti dentro le caselle email. Suggerimenti di risposta e riassunti di thread che leggono l intera corrispondenza.
Strumenti personali con dati aziendali dentro. Documenti, listini, bozze contrattuali incollati in servizi gratuiti per ottenere un riassunto veloce.
Le prime due sono un problema di consapevolezza. La terza è quella che va affrontata subito, e non con un divieto generico: con una regola scritta su cosa non si inserisce mai e con un alternativa aziendale utilizzabile.
Cosa fare del risultato
Tre azioni immediate.
Per ogni strumento che interagisce con persone esterne o genera contenuti pubblicati, verifica che ci sia l avviso di trasparenza.
Per ogni strumento in cui passano dati riservati, verifica cosa dice il contratto su conservazione e uso per addestramento.
Per ogni strumento che nessuno sa chi usi o perché, decidi se tenerlo o dismetterlo.
Ogni quanto va aggiornato l inventario?
Due momenti: quando entra una persona nuova e quando si adotta uno strumento nuovo. Se non lo colleghi a questi due eventi, in sei mesi torna incompleto come prima.
Un foglio condiviso con la data dell ultima revisione in alto è sufficiente. La sofisticazione dello strumento non migliora l esito: lo migliora l abitudine di aggiornarlo.
Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale.
Domande frequenti
Perché serve un inventario degli strumenti AI?
Perché è il presupposto di ogni altro adempimento: non si può dichiarare ciò che non si sa di avere, né formare il personale su strumenti non censiti, né valutare rischi non mappati. È il primo dei cinque passi di adeguamento all AI Act.
Cosa va incluso nell inventario?
Gli strumenti dichiarati come chatbot e generatori, le funzioni AI dentro software già in uso come gestionali e piattaforme email, gli strumenti personali usati per lavoro, e i sistemi dei fornitori che interagiscono con i clienti a nome dell azienda.
Come si raccolgono le informazioni?
Chiedendo a tutte le persone quali strumenti scrivono, riassumono o suggeriscono qualcosa, senza usare l espressione intelligenza artificiale. Formulata così la domanda restituisce risposte molto più complete, perché non limita il pensiero agli strumenti più noti.
Ogni quanto va aggiornato l inventario?
A due eventi: quando entra una persona nuova e quando si adotta uno strumento nuovo. Legandolo a questi momenti resta aggiornato; senza, torna incompleto nel giro di pochi mesi.
