Gestire prenotazioni e domande del ristorante su WhatsApp senza un addetto
Menù, allergeni, orari e prenotazioni gestiti dal canale che i clienti usano già, con passaggio in sala quando serve una persona.
Il ristorante riceve i messaggi WhatsApp durante il servizio, cioè nel momento in cui nessuno può rispondere. Il risultato è che si risponde a mezzanotte o non si risponde. Un assistente collegato al numero aziendale copre le domande ripetitive e passa in sala solo quello che serve davvero.
Cosa ottieni
Le domande su orari, menù, allergeni e parcheggio ricevono risposta immediata; le prenotazioni arrivano in un unico elenco ordinato.
Cosa serve prima di iniziare
- Un numero WhatsApp Business
- Menù aggiornato in un documento di testo
- Un foglio o un'agenda dove finiscono le prenotazioni
I passi
- 1
Metti per iscritto quello che già ripeti
Orari, giorni di chiusura, coperti massimi, politica sui bambini, parcheggio, allergeni principali, se accettate cani. Sono le stesse otto domande ogni settimana. Questo documento è il novanta per cento del lavoro.
- 2
Vincola l'assistente al documento
Istruzione esplicita: rispondi solo con quanto contenuto nel documento; se l'informazione non c'è, dillo e proponi di far richiamare. Un assistente che inventa la disponibilità di un tavolo crea un problema in sala, non lo risolve.
- 3
Struttura la prenotazione in quattro campi
Nome, numero di persone, data e ora, telefono. Niente di più. Ogni campo aggiuntivo fa abbandonare la conversazione. La conferma finale ripete i quattro dati e chiede un sì.
- 4
Metti un tetto e una soglia oraria
Sopra un certo numero di coperti, o per le date con evento, l'assistente non conferma: raccoglie e passa in sala. Stessa cosa per le richieste a meno di due ore dal servizio.
- 5
Chiudi con il promemoria del giorno prima
Un messaggio automatico il giorno prima con possibilità di disdire in un tocco. È la singola modifica che riduce di più i tavoli vuoti a fronte di prenotazioni confermate.
Domande frequenti
Serve la WhatsApp Business API a pagamento?
Per l'automazione sì, l'app gratuita non permette il collegamento. Il costo per una piccola attività resta sotto i venti euro al mese di conversazioni, con i primi mille contatti in entrata gratuiti.
Come si gestisce il consenso al trattamento del numero?
Il cliente che scrive per prenotare fornisce il numero per una finalità precontrattuale: puoi usarlo per la prenotazione. Per mandargli promozioni serve un consenso separato e distinto, raccolto in modo esplicito.
