Come capire quali processi automatizzare per primi
Il criterio non è quanto un attività è noiosa: sono frequenza, stabilità delle regole e reversibilità. Un metodo in quattro passi.
In sintesi
- L attività più noiosa non è il criterio giusto: conta la frequenza moltiplicata per il tempo
- Se scrivendo la procedura devi usare la parola dipende più di due volte, non è ancora automatizzabile
- Automatizzare un processo a valle rotto lo peggiora, perché ne amplifica il volume
- La metrica di successo va decisa prima di iniziare, altrimenti alla fine si discute di impressioni
- Il primo progetto non deve dare il beneficio maggiore: deve dimostrare che il metodo funziona
Il primo progetto di automazione decide se ce ne sarà un secondo. Se produce un risultato visibile in poche settimane, l azienda continua. Se si impantana, l argomento sparisce dal tavolo per due anni. Per questo la scelta di cosa automatizzare per primo conta più della tecnologia che userai.
Perché "l attività più noiosa" è il criterio sbagliato
È l istinto di tutti, ed è quasi sempre fuorviante. Un attività può essere odiosa e occupare quaranta minuti al mese: automatizzarla richiede settimane e restituisce quaranta minuti.
Il criterio corretto combina tre fattori, e nessuno di questi è la fatica percepita.
I tre fattori che contano
Frequenza. Quante volte succede in un mese. Un attività che ricorre venti volte al giorno ha un ritorno completamente diverso da una che ricorre due volte al mese, anche se la seconda è più fastidiosa.
Stabilità delle regole. Il processo segue sempre lo stesso schema o cambia in base al caso? L automazione funziona su regole stabili. Se ogni volta serve una valutazione diversa, quello che si può automatizzare è la raccolta delle informazioni per la valutazione, non la valutazione.
Reversibilità. Cosa succede se sbaglia? Un errore che si corregge in trenta secondi è accettabile in un primo progetto. Un errore che manda una comunicazione sbagliata a un cliente o muove denaro non lo è.
Il metodo in quattro passi
Primo: conta invece di ricordare. Per una settimana annota quante volte esegui ciascuna attività ripetitiva e quanto tempo occupa ogni volta. La memoria sovrastima le attività fastidiose e sottostima quelle frequenti. I numeri raccontano una storia diversa da quella che ti aspetti.
Secondo: scrivi la procedura. Prendi le tre attività con il prodotto frequenza per tempo più alto e prova a scriverle come istruzioni, casi limite inclusi. Quella che riesci a scrivere per intero in mezza pagina è automatizzabile. Quella che ti costringe a scrivere "dipende" più di due volte non lo è ancora.
Terzo: verifica il processo a valle. Cosa succede al risultato dell attività? Se finisce in un processo che già oggi funziona male, l automazione lo peggiora amplificandolo. Automatizzare la raccolta di contatti che nessuno ricontatta significa avere più contatti non ricontattati.
Quarto: definisci come misurerai. Prima di iniziare, decidi il numero che dirà se ha funzionato: ore risparmiate, tempo di risposta, percentuale di richieste gestite senza intervento. Senza questo, alla fine si discuterà di sensazioni.
Il candidato ideale, in concreto
Un attività che ricorre più volte al giorno, che segue una procedura scrivibile in mezza pagina, il cui errore è correggibile in poco tempo, e il cui risultato entra in un processo che già funziona.
Nella maggior parte delle piccole imprese italiane questa descrizione corrisponde a tre cose: la risposta alle richieste ricorrenti, la raccolta delle informazioni prima di un preventivo, e le notifiche di stato ai clienti.
Cosa lasciare per dopo
Tutto ciò che tocca contabilità e pagamenti, almeno finché non hai esperienza interna. Non perché sia tecnicamente difficile, ma perché l errore è costoso e la fiducia interna nel progetto è ancora fragile.
E tutto ciò che richiede giudizio su un caso singolo. Lì l automazione utile sta a monte — preparare il materiale su cui la persona decide — non nella decisione.
Qual è l errore più comune?
Iniziare dal processo più complesso perché è quello che darebbe il beneficio maggiore. È vero che lo darebbe. È anche il progetto che richiede più tempo, produce più imprevisti e arriva in produzione quando l entusiasmo interno è già finito.
Il beneficio maggiore non è quello del primo progetto. Il primo progetto serve a dimostrare che il metodo funziona.
Domande frequenti
Da dove si inizia ad automatizzare in azienda?
Dall attività con il prodotto più alto tra frequenza e tempo impiegato, a condizione che la procedura sia scrivibile in mezza pagina, che l errore sia correggibile rapidamente e che il processo a valle già funzioni.
Come capisco se un processo è automatizzabile?
Prova a scriverlo come istruzioni, casi limite inclusi. Se ci riesci in mezza pagina è automatizzabile. Se sei costretto a scrivere dipende più di due volte, il processo non ha ancora regole abbastanza stabili.
Quali processi conviene non automatizzare subito?
Quelli che toccano contabilità e pagamenti, perché l errore è costoso e la fiducia interna nel progetto è ancora fragile, e quelli che richiedono giudizio sul caso singolo, dove l automazione utile sta a monte nella preparazione del materiale.
Perché non conviene iniziare dal processo più complesso?
Perché richiede più tempo, produce più imprevisti e arriva in produzione quando l entusiasmo interno è esaurito. Il primo progetto serve a dimostrare che il metodo funziona, non a massimizzare il beneficio.
